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物流企業管理十大漏洞,中招了嗎?

2018-01-15 20:30

物流企業管理十大漏洞,中招了嗎?

一、回扣

 
回扣分兩種。一、其他貨運單位轉過來的貨物要給他一個價差,叫約定。二、發貨方司機來發貨的時候索取的好處,這個才是回扣。很多企業將這兩種都叫做回扣,其實區別是很大的,第一種是合法的,第二種是不合法的。
因為第一種是合法的,所以管理都透明,其中的漏洞比較少,主要存在于雙方談承運價的時候,可能會給主管一點好處費,讓其降低承運價。很多公司為了提高主管積極性,提升業務量,將之當做主管的業務費福利,睜一只眼閉一只眼。第二種問題就多多了,因為其不合法性,所以,得采用較為隱蔽的管理方式,客戶托運單上不得填寫回扣項,導致了其中很多的漏洞。
有的公司是直接叫發貨人填一張領款單當拿回扣的憑證,發貨人簽字拿錢走后,工作人員將單子上的金額以改,10元改18元,17元改19元。這種主要發生在沒有使用管理軟件,或者有軟件,但是沒有相關嚴謹財務管理模塊的公司。有公司操作員,短短兩周就靠這個小操作貓膩了近5000元。
有的公司200元以上的回扣需要主管簽字,一來二回的,經常發貨的人就和主管很熟了,然后貓膩來了,因為主管還有定價權,所以,吃頓飯就把事情定了,發貨人吃發貨方的錢,主管吃公司的錢。
有的公司多回扣單是要月結的,因為客戶群體的龐大,經常會存在半年以上還沒結的回扣單(很多是發貨人也丟失了)。這里,就有公司財務以管理清晰為名,開具所有的回扣結算單,將所有回扣結算出來,等發貨方來結,而沒來結的就一直在他的私人口袋了。
具不完全統計,溫州幾條競爭激烈的線路,回扣額達到營業額的三分之一,即100萬的營業額其中有30多萬的回扣。單票貨物甚至回扣額達到實際運費的2倍多,即實際運費300元加上回扣后就變成了900元,而黑鍋都是由物流公司來背。所以物流公司抱怨已經降價虧本運營,而生產企業確一直抱怨物流成本太高。
解決辦法:第一招,要讓供應商明白:給采購員回扣是在自取滅亡。第二招,把公司的供應商進行分類排隊,挑出最重要的幾家供應商,由老板把對方公司老板請過來,采取點對點親自談判。第三招,要把公司的誠信問題當做公司利潤的重要來源來經營。
二、油費
油費是物流企業日常運作中很大的一塊成本,一輛5米6短駁車按一天拉貨三趟(20km范圍內)算,平均下來一個月隨便就要耗費3000多元油費。可問題是真的要這么多嗎?以5米6的箱車,其實1.1元/公里的平均油費是差不多的,算上車破路堵造成的浪費,1.3元/公里,夠了吧。可3000元怎么跑出來的?有的公司,給他的5輛車裝上防偷油的GPS后,直接走了4個司機,油費降到了2000元不到。
里面其實就是兩種情況,一種是找小加油站少加多開,現在很多公司直接綁定油卡,這個情況不多了。二就是放油賣,熟練的人可以在一分鐘內靠一根管子從油箱放出一桶油(10升裝),賣給販油的。現在很多販油的提供上門抽油服務。
解決辦法:管理制度+科技手段。建立相應管理制度,以油耗GPS為輔助。
三、運費價格不統一
經常有公司被客戶投訴,為什么他上次發貨30,這次一樣的貨物25?他不會認為他占到便宜了,他會認為這個收費怎么這么亂、由收貨的人決定的?他說對了,目前大部分公司還真的是由收貨人決定的,心情好點收低點,心情差點收高點,發貨人態度好點,給根煙,稱兄道弟的,好,便宜點。發貨人態度差點,直接高價。給公司造成很大的負面影響。
解決辦法:使用管理軟件時,建立完善的計費協議,使70%貨物定價由系統來決定。建立標準是物流公司最難的地方,也是以后體現公司競爭力的關鍵。
四、單貨不匹配
現有的管理模式,基本上是物流公司收貨時,要么直接手工開托運單給客戶,要么給客戶開手寫收貨單,讓客戶憑單去辦公室打電腦托運單。所以經常發生有單沒貨、有貨沒單的情況。而且等發現回查的時候,往往已經造成損失了,經常貨已經給環節里的某個人吃了,監控都查不出來,直接歸類為丟貨。
解決辦法:現場管理,將開單放在現場來完成,直接給客戶電腦單。
五、丟貨少貨
很多有管理的公司會把丟貨少貨統計出來,作為年終考評主管的依據,但是很少有公司回去分析丟貨少貨的原因。
1.收貨時就少了,收貨時員工不仔細,導致實際收的貨物和開的單子有差,這個基本上可以通過回查監控來解決。
2.收貨時沒放對位置、裝錯車的,現在監控可以回查,現場主管負責。
3.到站時卸錯站了,因為貨物上沒有明顯標記,做的記號經常因為晚上卸貨看不清楚,導致貨物卸錯站。這類經常可以通過溝通協調來解決,也有個別存在被卸貨站個別員工甚至是老板給吞了的。
4.到站后經過多級中轉導致貨物莫名其妙就沒了。經過多級中轉的貨物經常包裝破損、標記不清等,很多站點上堆了半年的貨都有不少。
解決辦法:丟貨少貨最好的辦法就是標簽化,讓貨物可以追溯,將標簽化和現場管理結合,可以大大降低標簽化的人工成本。
六、車隊管理
車隊管理里最大的漏洞就是日常維修上,很少有公司使用財務軟件統計車輛日常費用情況,根本就不知道A車上次換左前輪輪轂是什么時候。所以有個說法就是車隊隊長巴不得公司買破車,天天壞好去修。
解決辦法:維修記錄也得有統計報表。
七、新老員工交替太難
物流公司的員工流動性普遍很大,裝卸貨的來來去去也就罷了,收貨的和電腦開單的人員流動就會造成很多工作失誤,單開錯啊,貨收錯等等。
從一定角度來說,造成這個問題最大的原因還是因為公司缺少標準化制度。例如收費標準。
解決辦法:建議制定規范的收費標準和工作交接制度。
八、由司機帶清單和托運單
現在很多物流公司都是由司機帶清單和托運單,正常情況下都是沒問題的,可是當有競爭出現的時候,風險是非常大的。害人之心不可有,防人之心不可無,一般情況下給司機200元,司機就會把清單復印出來給你,至多加到500元,競爭對手就擁有你的詳細客戶資料。
解決辦法:聯網辦公,所有站點直接打印清單和托運單。
九、客戶資料不完整
多年從業,見過太多開著胡小姐、李先生、王老板等收貨人的托運單,經常聽到類似于因為這種情況造成的貨物損失。原因在于客戶資料的不完整,開單時只填一個名字,其他的什么都沒有,因為這貨到了卸貨點,卸貨點有辦法通知客戶。客戶資料都在卸貨點。所以在有損失時就會產生多方扯皮的現象。更大的損失在于公司換不了卸貨點,因為所有的客戶資料都在他那里,一換就造成巨大損失。而公司要發展,總有些卸貨點的服務是跟不上的,那只能換。我就見過一個客戶足足給了10萬的“分手費”才換掉一個不理想的卸貨點,該卸貨點已經合作5年了。
解決辦法:完善客戶信息,從每一單開始。
十、信息化系統安全
現在的物流公司基本上都有在使用信息化軟件,但是大部分公司都不會考慮安全性,只有在別人提到時才道聽途說地胡亂保護。
系統安全包括兩部分,數據安全和數據保密。
1.數據安全:單機版是目前軟件用戶的最大群體,主機有被雷劈、有被水淹、有中毒、有突然壞的。因為缺少保障機制,往往造成不可估量的損失。所以,服務器一定要使用專業服務器,雙硬盤備份,有條件的還可以加一個托管服務器來保障。
2.數據保密:現在大部分公司的軟件都是沒有秘密可言的,有被稅務直接抱走主機的,有被操作人員直接導出客戶資料的。
解決辦法:其實最安全的保障是托管,由一個第三方的公司來維護。當然有條件的大型公司有自己的機房和團隊的話可以采取自己維護加托管保障的方式。
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